Log in

Login to your account

Username *
Password *
Remember Me

Οργανώσαμε τους διαγωνισμούς, τις προσφορές και τις συμβάσεις με πελάτες και πλέον έχουμε ανά πάσα στιγμή πλήρη έλεγχο της κατάστασης. Διαχειριζόμαστε πιο αποτελεσματικά από ποτέ τις προμήθειες μας σε υλικά και γνωρίζουμε ακριβώς και αναλυτικά τα κόστη κάθε έργου ανά μήνα. Γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή που βρίσκεται κάθε μηχάνημα και ποια είναι η κατάστασή του όσον αφορά τη συντήρηση κι απόδοσή του. Αντίστοιχα, το ίδιο συμβαίνει και με τους ανθρώπινους πόρους και γενικά οποιαδήποτε απαίτηση έχουν οι πελάτες ή τα πρότυπα ISO και οι άλλες προδιαγραφές που ακολουθούμε. Όλα αυτά δεν θα μπορούσαν να γίνουν τόσο σωστά, γρήγορα και οικονομικά χωρίς το Online CRM και τα βοηθητικά εργαλεία που το συνοδεύουν.

Ευθύμης Ευθυμίου Διευθύνων Σύμβουλος

Η κατάσταση

Μια από τις πρώτες εταιρείες καθαρισμού στην Ελλάδα η ΕΛΕΚΤ ΑΕ αποφάσισε να εκσυγχρονίσει την οργάνωσή της ώστε πάνω σε σωστές βάσεις να πετύχει τους μεσομακροπρόθεσμους στόχους της για βελτίωση της αποτελεσματικότητας της λειτουργίας της σε κάθε επίπεδο. Εξαιτίας του έντονου ανταγωνισμού στο χώρο της και του επακόλουθου μικρού περιθωρίου κέρδους, δεν μπορούσε να επενδύσει ιδιαίτερα μεγάλα ποσά. Με ολιγομελή διοίκηση η εταιρεία έπρεπε να βελτιστοποιήσει τη λειτουργία της αυξάνοντας την αποδοτικότητα των στελεχών, ελαχιστοποιώντας τα λάθη στους δημόσιους διαγωνισμούς, μεγιστοποιώντας τον αριθμό συμμετοχών κι επιτυχιών σε αυτούς και ταυτόχρονα να μεταβεί στις απαιτήσεις των νέων εκδόσεων του ISO 9001 & ISO 14001 (εκδ.2015) πριν από τους ανταγωνιστές.

Επιπλέον, έπρεπε να οργανώσει το μάρκετινγκ ώστε να αναπτύξει και τις πωλήσεις της στον ιδιωτικό τομέα. Λόγω της οικονομικής αβεβαιότητας η στόχευση έπρεπε να γίνει μόνο σε προσεχτικά επιλεγμένους κλάδους και επιχειρήσεις.

Απαιτήσεις

  • Εξάλειψη περιττών κινήσεων και απλοποίηση ορισμένων σύνθετων διαδικασιών
  • Αποτύπωση των υφιστάμενων διαδικασιών λειτουργίας στην ηλεκτρονική βάση δεδομένων άμεσα και με σαφήνεια
  • Αποτύπωση στην εννιαία βάση δεδομένων όλων των νέων απαιτήσεων των αναθεωρημένων προτύπων ISO και ειδικότερα αυτών για τη διαχείριση κινδύνων
  • Δυνατότητα για δημιουργία πολλών και διαφορετικού τύπου πεδίων στη βάση δεδομένων
  • Ευκολία στη δημιουργία κι επεξεργασία φίλτρων αναζητήσεων και αναφορών
  • Αυτοματοποίηση όπου είναι δυνατόν
  • Δημιουργία προφίλ πελατών και τμηματοποίηση αγοράς
  • Ταυτόχρονη χρήση του πληροφοριακού συστήματος από όλα τα στελέχη και με διαφορετική εξουσιοδότηση πρόσβασης για τον καθένα
  • Σύνδεση όλων των συμβατικών ηλεκτρονικών αρχείων (word, excel κλπ) στην κοινή βάση δεδομένων με τον πιο απλό και γρήγορο τρόπο
  • Δυνατότητα πρόσβασης στο σύστημα σε απομακρυσμένους χρήστες (επόπτες, υποκαταστήματα, αποθήκες κλπ)
  • Βελτιστοποίηση στη διαχείριση της επικοινωνίας (ηλεκτρονικές συζητήσεις, email κλπ)
  • Υπενθυμίσεις για ραντεβού κι άλλα κρίσιμα θέματα (π.χ. λήξη εγγυητικών επιστολών, δικαιολογητικών για διαγωνισμούς κλπ)
  • Διαχρονική παρακολούθηση εξέλιξης διαφόρων στοιχείων (π.χ. συμμετέχοντες σε διαγωνισμούς, τιμές τους, αποκλίσεις σε κοστολόγια κλπ)
  • Διαχείριση ανθρώπινων πόρων, τόσο σε θέματα αρμοδιοτήτων ή στελέχωσης έργων, όσο και σε θέματα ασφάλειας και υγείας
  • Προγραμματισμός κι έλεγχος τακτικών και περιοδικών εργασιών

Η λύση και τα οφέλη

Με το Online CRM και το ISOms/HRM τα στελέχη της ΕΛΕΚΤ κατάφεραν να λειτουργούν σε πολύ μικρό χρονικό διάστημα όλες τις διαδικασίες της εταιρείας μέσα σε ένα εννιαίο μηχανογραφημένο περιβάλλον. Δεν υπάρχουν πλέον πράγματα που δεν γίνονται στην ώρα τους και αναβάλλονται για άλλη φορά. Έτσι δεν συνωστίζονται εργασίες σε πιεσμένα χρονοδιαγράμματα αλλά τα στελέχη με την πρώτη ευκαιρία ολοκληρώνουν εκκρεμότητες χαμηλότερης προτεραιότητας.

Γνωρίζοντας σε βάθος τις λειτουργίες και τις δυνατότητες του Online CRM και ειδικότερα της σουίτας ISOms/HRM, αποτυπώσαμε σε αυτό τη ροή των επιχειρησιακών διαδικασιών έτσι ώστε να είναι και αποτελεσματικές αλλά και να καλύπτονται οι απαιτήσεις των αναθεωρημένων προτύπων ISO. Αρχικά καταγράψαμε στα ειδικά αρθρώματα της σουίτας ISOms/HRM τις διεργασίες με όλες τις απαραίτητες από τα πρότυπα λεπτομέρειές τους (εισερχόμενα-εξερχόμενα, υπεύθυνοι, κλπ). Παράλληλα δημιουργήσαμε τους δείκτες των διεργασιών τους οποίους συνδέσαμε με τις διεργασίες ώστε στη συνέχεια να ορίσουμε και συγκεκριμένους στόχους.

Ιδιαίτερη έμφαση δόθηκε στη διαχείριση κινδύνων (τόσο των κινδύνων που αφορούσαν την ποιότητα, όσο και των κινδύνων για την ασφάλεια, υγεία και το περιβάλλον), ώστε να μπορεί να υλοποιείται διαρκώς, απομακρυσμένα με την ταυτόχρονη συμμετοχή όλων των στελεχών αν ήταν αναγκαίο. Καλύφθηκαν αποτελεσματικά τόσο το risk assessment όσο και το risk mitigation.

Δημιουργήθηκαν εύκολα και γρήγορα όλα τα απαιτούμενα πεδία και φίλτρα αναζητήσεων στα κατάλληλα αρθρώματα του συστήματος. Στην κεντρική οθόνη το πλαίσιο δεικτών εμπλουτίστηκε με νέα στοιχεία για άμεση πρόσβαση των χρηστών στα πιο σημαντικά θέματα της καθημερινότητας. Δημιουργήθηκαν πρόσθετα widgets με διαδραστικά γραφήματα όπου ήταν χρήσιμο.

Πολλά σημεία αυτοματοποιήθηκαν με ροές εργασίας (workflows). Παραδείγματα είναι τα αυτόματα email υπενθύμισης στα αρμόδια στελέχη και η αυτόματη δημιουργία δραστηριοτήτων ημερολογίου 3 ημέρες πριν το άνοιγμα προσφορών, λήξη εγγυητικών, εσωτερικών επιθεωρήσεων, προγραμματισμένων εκπαιδεύσεων ή προθεσμιών για κλείσιμο διορθωτικών ενεργειών.

Με ειδικά πεδία εντοπίζονται άμεσα τα πιο σημαντικά τμήματα αγοράς και οι εταιρείες που ανήκουν σε αυτά, για πιο στοχευμένη επικέντρωση των προσπαθειών του τμήματος πωλήσεων. Έχουν προσδιοριστεί ειδικές διαδικασίες μάρκετινγκ & πωλήσεων τόσο για το δημόσιο όσο και για τον ιδιωτικό τομέα. Οι ευκαιρίες/διαγωνισμοί συνδέονται με προσφορές, οι οποίες μετασχηματίζονται σε συμβάσεις όταν μια δουλειά κερδηθεί. Στη συνέχεια δημιουργούνται προγράμματα εργασίας (τακτικές και περιοδικές εργασίες), πάνω στα οποία εκδίδονται επαναλαμβανόμενα τιμολόγια. Αυτά με τη σειρά τους συνδέονται με το σύστημα εισπράξεων-πληρωμών για πλήρη παρακολούθηση του εμπορικού κυκλώματος. Για κάθε εγγραφή στα προηγούμενα αρθρώματα (προσφορά, σύμβαση, πρόγραμμα εργασίας, τιμολόγιο) έχουν κατασκευασθεί διάφορα templates pdf εγγράφων (π.χ. άλλο template προσφοράς για ιδιωτικό και άλλη για δημόσιο έργο).

Τα στελέχη μπορούν πλέον να εργάζονται ταυτόχρονα ακόμα και για το ίδιο θέμα (π.χ. διαγωνισμό) εμπλουτίζοντας τα αρχεία με πληροφορίες καθημερινά. Δεν υπάρχουν καθυστερήσεις ακόμη κι αν οι αποστάσεις είναι μεγάλες. Ο καθένας βλέπει real time τη δουλειά του άλλου κι επιτυγχάνεται καλύτερος συντονισμός των προσπαθειών όλων των στελεχών. Σε αυτό φυσικά βοηθούν και τα ειδικά συστήματα επικοινωνιών (chat, sms, email).

Καταργήθηκε περισσότερο από το 80% των εντύπων (ηλεκτρονικά κείμενα ή φύλλα εργασίας) στα συστήματα διαχείρισης. Παρέμειναν έντυπα που παραδοσιακά έπρεπε να εκτυπώνονται για χειρόγραφους ελέγχους από τις εργάτριες.

Ο απαιτούμενος χρόνος εργασίας (κι επομένως και το κόστος) πάνω στα συστήματα διαχείρισης μειώθηκε περισσότερο από 50%. Επιπλέον οι εργασίες γίνονται πλέον πιο σωστά και με μηδαμινά σφάλματα, πιο γρήγορα και με σημαντικά λιγότερο άγχος.

Επειδή όλες οι πληροφορίες καταχωρούνται πλέον σε εννιαία βάση δεδομένων, έχουν μειωθεί τα λάθη, οι διπλοεγγραφές και καθυστερήσεις και είναι εφικτή η άντληση αναφορών ανά πάσα στιγμή μέσα από προκαθορισμένα queries & templates που είναι και εύκολα παραμετροποιήσιμα για οποιαδήποτε ανάγκη αλλαγής προκύψει.

Η οργάνωση της εταιρείας έχει αποτυπωθεί σε ειδικά αρθρώματα του συστήματος: τα τμήματα συνδέονται με τις διευθυντικές θέσεις εργασίας που αντιστοιχούν για συγκεκριμένες χρονικές περιόδους στα αρμόδια στελέχη. Αυτά αποτυπώνονται και σε μια ειδικές εκτυπώσιμες φόρμες (οργανόγραμμα, αρμοδιότητες). Κάθε τμήμα, συνδέεται με διεργασίες και φυσικά έχει τους δείκτες παρακολούθησης και τους στόχους του.

Οι καταγεγραμμένες αρμοδιότητες διανέμονται στο προσωπικό μέσω του Online CRM και γενικά ηλεκτρονικά παρακολουθείται η πορεία κάθε εργαζομένου από τη συνέντευξη που θα του γίνει κατά το στάδιο της πρόσληψης έως και την αποχώρηση/συνταξιοδότησή του. Στην καρτέλα κάθε εργαζομένου υπάρχουν συνδεδεμένες όλες οι εκπαιδεύσεις κάθε τύπου αναλυτικά (χρόνος, τόπος, θέμα, αξιολόγηση κλπ) που έγιναν κατά τη διάρκεια της σταδιοδρομίας του, οι αρμοδιότητες που ανέλαβε στα διάφορα τμήματα της εταιρείας αναλυτικά και ανα χρονικό διάστημα, καθώς επίσης και άδειες, ασθένειες ή άλλου είδους απουσίες του. Το ίδιο ισχύει και για τη διανομή των μέσων ατομικής προστασίας (ΜΑΠ) όσον αφορά τις εργάτριες. Επίκαιρα στατιστικά στοιχεία που έχουν να κάνουν κυρίως με ανθρωποώρες στα πλαίσια των συστημάτων διαχείρισης ασφάλειας & υγείας στην εργασία και περιβαλλοντικής διαχείρισης, αντλούνται πλέον εύκολα ανά πάσα στιγμή. 

Με το Online CRM η ΕΛΕΚΤ διαχειρίζεται πλέον αποτελεσματικά τόσο τα προγράμματα ποιότητας όσο και τα περιβαλλοντικά προγράμματα και τα προγράμματα για την ασφάλεια & υγεία στην εργασία. Προγραμματίζει με βέλτιστο τρόπο και γνωρίζει ανά πάσα στιγμή την πορεία τακτικών και περιοδικών εργασιών που έχει ή πρόκειται αν αναλάβει, φροντίζει για τους απαιτούμενους ελέγχους και διορθώσεις όπου κι όπως απαιτούνται.

Ηλεκτρονικά γίνεται και τεκμηριώνεται και η αξιολόγηση της συμμόρφωσης, ένα τόσο σημαντικό αλλά παραμελημένο σημείο των προτύπων ISO. Η αξιολόγηση αυτή, λόγω της φύσης του Online CRM, μπορεί εύκολα να γίνεται απομακρυσμένα και παράλληλα από διαφορετικά άτομα ανάλογα με το αντικείμενο (π.χ. ο τεχνικός ασφάλειας της ΕΞΥΠΠ να αξιολογεί τη συμμόρφωση όσον αφορά θέματα ασφάλειας, ο υπεύθυνος ποιότητας να αξιολογεί τη συμμόρφωση για περιβαλλοντικά θέματα, ο νομικός σύμβουλος να αξιολογεί υποστηρικτικά επί του συνόλου κοκ).

Με το ειδικό εργαλείο διαχείρισης ερευνών του Online CRM, η ΕΛΕΚΤ μετράει πλέον εύκολα και γρήγορα την ικανοποίηση των πελατών της, παρακολουθώντας μάλιστα σε real time την εξέλιξη των στατιστικών για διάφορα κρίσιμα θέματα ποιότητας, γλιτώνοντας πολλές ανθρωποημέρες για την αποστολή, παραλαβή κι επεξεργασία των παραδοσιακών ερωτηματολογίων σε word. Επιπλέον με το εργαλείο αυτό, έχει τη δυνατότητα ανά πάσα στιγμή να διενεργήσει ειδικές έρευνες για ανάπτυξη ή βελτίωση συγκεκριμένων ή νέων προϊόντων ή υπηρεσιών.

Οι παραγγελίες αγοράς γίνονται πλέον ηλεκτρονικά με επιλογή του είδους και της ποσότητας των προϊόντων από την ηλεκτρονική αποθήκη και στη συνέχεια με αυτόματη δημιουργία και με email αποστολή του παραστατικού παραγγελίας σε pdf μορφή στον προμηθευτή. Η διαχείριση αποθεμάτων γενικότερα και η κοστολόγηση των έργων όσον αφορά τα υλικά είναι τώρα μια εύκολη υπόθεση για την ΕΛΕΚΤ. Οποιαδήποτε απόκλιση μπορεί να εντοπισθεί άμεσα από το σύστημα είτε μέσω ειδικών αναφορών αποκλίσεων, είτε μέσω αυτόματων ειδοποιήσεων από ειδικές ροές εργασίας. Ηλεκτρονικά γίνεται και η αξιολόγηση προμηθευτών από έτος σε έτος, βάσει ειδικών κριτηρίων. Κάθε εγγραφή αξιολόγησης - όπως και κάθε παραγγελία - συνδέεται άμεσα με την καρτέλα του κάθε προμηθευτή στη βάση δεδομένων.

Ιδιαίτερα αποτελεσματικά γίνεται και η διαχείριση των εγγράφων. Για παράδειγμα, τα MSDS ή οι εγκρίσεις του ΓΧΚ των χημικών προϊόντων, δεν είναι απλώς οργανωμένα σε ηλεκτρονικούς φακέλους, αλλά συνδέονται ταυτόχρονα με το αντίστοιχο υλικό της αποθήκης. Με ειδικά εργαλεία γίνεται σύνδεση του Online CRM με άλλες cloud πλατφόρμες όπως π.χ. το googledrive, το dropbox ή και με την private cloud πλατφόρμα της εταιρείας, ακόμα και με τα pc των στελεχών τοπικά στις θέσεις εργασίας τους. Με αυτόν τον τρόπο έχει δημιουργηθεί και ηλεκτρονικός κατάλογος νομοθεσίας που συνδέεται μέσω cloud με τα έγγραφα ΦΕΚ που βρίσκονται αποθηκευμένα σε διάφορα σημεία.

Με ειδικό editor του Online CRM δημιουργούνται τα έγγραφα οδηγιών και διαδικασιών και δεν χρειάζεται η εταιρεία να αγοράζει πλέον άδειες χρήσης άλλου λογισμικού (π.χ. ms word). Με αυτόν τον τρόπο είναι οικονομική, πανεύκολη κι απολύτως ιχνηλάσιμη η διαδικασία έκδοσης, τροποποίησης, διανομής και απόσυρσης εγγράφων και αρχείων.

Λύσεις που χρησιμοποιήθηκαν